06 сентября 2023

Ситуация

До 2014 года в «Ингосстрах» не было специализированных решений для автоматизации внутреннего документооборота. Канцелярия получала документы по почте и регистрировала в Excel-таблице. Для согласования и другой совместной работы с документами в компании использовали e-mail. Корреспонденцию и ОРД распечатывали и передавали адресатам в бумажном варианте.

Проект внедрения СЭД в «Ингосстрах» стартовал в 2015 году. Изначально речь шла только об автоматизации работы делопроизводителей. Масштаб проекта оценивался в 6 тысяч пользователей минимум и около 1500 документов, обрабатываемых за день. В связи с этим при выборе СЭД предъявлялись определенные требования к производительности и отказоустойчивости. Учитывалась также скорость установки и внедрения продукта. Кроме того, было важно отсутствие вендор-лока, чтобы проект могли развивать специалисты «Ингосстрах» или компании-интегратора.

По итогам сравнения различных решений была выбрана Расширенная редакция СЭД ТЕЗИС. «Ингосстрах» приобрел лицензию на 1000 одновременных подключений.

Решение

В первую очередь в СЭД ТЕЗИС автоматизировали канцелярию, в частности, регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. Для оптимизации ручного труда закупили сканеры документов. При помощи приложения «ТЕЗИС: Помощник» в системе автоматически создается карточка, к ней добавляется скан и документ регистрируется. Все это занимает считанные секунды. Меньше чем за год система перешла в промышленную эксплуатацию, за счет удобного и понятного интерфейса пользователи быстро включились в работу.

После автоматизации канцелярии в «Ингосстрах» обратили внимание на другие возможности СЭД ТЕЗИС, как доступные «из коробки», так и настраиваемые. Проект масштабировали до безлимитного количества подключений.

Бизнес-процессы, переведенные в систему:

• Работа с организационно-распорядительной документацией: приказами, распоряжениями, положениями. В СЭД ТЕЗИС переведен весь жизненный цикл, от создания до подписания и отправки на ознакомление. Кроме того, в системе настроены папки для хранения ОРД по годам.
• Использование служебных записок на отправку документов.
• Интеграция по REST API с автоматизированной системой для работы с исполнительными производствами (АИС). Эту систему используют сотрудники юридического департамента. После регистрации в канцелярии поступившие документы выгружаются напрямую из СЭД ТЕЗИС в АИС. Как правило, юристы работают с электронными документами, бумажный оригинал требуется только в некоторых случаях. По письмам для юридического департамента в СЭД ТЕЗИС настроена отчетность.
• Ознакомление с кадровыми документами. СЭД ТЕЗИС интегрирована с 1С: Зарплата и управление персоналом. Из этой системы в СЭД ТЕЗИС выгружаются графики отпусков и графики работы на ближайший месяц, с которыми обязательно должны ознакомиться все сотрудники.
• Согласование заявок на закупку. В СЭД ТЕЗИС настроен процесс заведения и согласования заявок на закупку, реализованы различные маршруты согласования.
• Согласование договоров. Для большинства договоров и дополнительных соглашений используется преднастроенный бизнес-процесс. Согласование хозяйственных договоров встроили в процесс проведения закупок.

Результаты

В СЭД ТЕЗИС работают все сотрудники «Ингосстрах». Общее количество пользователей, как и планировалось, составляет 6-7 тысяч. На старте проекта в среднем систему использовало 100-150 человек, сейчас — уже до 700 человек. Количество одновременных подключений в пиковые моменты увеличилось с 1 тысячи до 3 тысяч.

Один из главных результатов внедрения СЭД ТЕЗИС — повышение доли использования электронных документов, отказ от бумаги во многих случаях. Переход от регистрации документов в Excel и согласования по почте к централизованному специализированному решению позволил повысить прозрачность работы. В СЭД ТЕЗИС четко фиксируются все участники процессов и события. За счет автоматизации ручных действий экономится время сотрудников, снизилось количество ошибок.